Bazıları telefonu tercih ederler: “Kısa olsun, kendimi daha rahat ifade edebileyim, karşımdakinin sesini duyayım, benim sesimi de o duysun, daha samimi olsun, spontane olsun.”
Kimileri de emaili seçerler: “Ne beklediğimi yazayım, tekrar okuyup üzerinden geçeyim, hata varsa düzelteyim, karşımdakine düşünmesi ve cevap vermesi için zaman tanıyayım, yazılı olsun, uçup gitmesin.”
Takip için telefonu ya da emaili kullanma tercihinizi, doğrudan karakterinizle ilişkilendirmeniz hata olur. “İçe dönük insanlar emaili, dışa dönükler ise telefonu tercih eder” diye bir kestirim yapamayız. Amacınız neyse, seçiminiz ona göre de şekillenir. Genelde, daha hızlı ve doğrudan bir geridönüş için telefonu kullanırız, daha kalıcı ve kesin bir sonuç için ise emaili. Bu yolla takip etmenin şöyle de bir artısı vardır; genellikle yazılanın geri alınamayacağı bilindiğinden, insanlar emaillerinde çoğu zaman dürüst olurlar. Telefon görüşmelerinden sonra “kıvırma” şansı hala vardır ama email orada durur.
Nasıl arama yapılır?
Telefonda numarayı çevirmeden, ne söyleyeceğinizi kafanızdan geçirmeniz iyi olur. Konuşmaya kendi tarafınıza çalışmadan başlarsanız, sözü bağlamak istediğiniz yere ulaşamayabilirsiniz. Özellikle en önemli müşterilerinizden biriyle konuşmadan önce, söylemek istediğiniz tüm konuları kafanızdan geçirin ve konu başlıklarını bir kağıda not alın. Önem sırasına ve birbiriyle ilişkilerine göre yeniden yerleştirin. En önemli konuyu en sona atmayın. Diyelim, kötü bir haber vermeniz gerekiyor ve görüşmeye bu haberle başlamak istemiyorsunuz. O zaman o haberi arada verin. Görüşmeyi bitirmeden “aslında bir de şu vardı” demeniz pek de doğru olmaz.
Telefonu gülümseyerek açın. Siz birini ararken veya biri sizi aradığında, karşınızdaki sözcüklerinizden önce ses tonunuzu algılayacaktır. Enerjiniz yüksek mi, yoksa düşük mü? Tabi ki, bazı durumlarda neşeli olmanız anlamsız kaçacaktır. Kötü bir haberi gülerek vermeniz pek de yerinde olmaz. Fakat özel durumlar dışında, gülümsemeyi ihmal etmeyin. Karşınızdaki sizi görmese bile, bunu anlayacaktır.
Birini aradığınızda, önce kim olduğunuzdan başlayın. Karşınızdaki sizin kim olduğunuzu tahmin etmekle uğraşırken söyleyeceklerinizin yarısı bir kulağından girip ötekinden çıkabilir. Onu da, kendinizi de zor durumda bırakmayın. Hele hele, konuştuğunuz kişi çok yakınınız değilse, “Beni nasıl tanımazsın?” diye üzerine asla gitmeyin. Hiç tanımadığınız ya da yeni tanıştığınız biriyle konuşurken, sadece adınızı söylemeniz yeterli olmayabilir. Konuya girmeden önce kim olduğunuzu ve kendisine nasıl ulaştığınızı söylemeniz iyi olabilir: “Merhaba, ben yazar Ertuğrul Belen, Networking Akademi kurucusu. Sizinle, ABC derneğinin İK seminerinde tanışmıştık.” gibi somut olmalısınız. Ve karşınızdakine, sizi hatırlaması için fırsat tanımalısınız. Sessizlik uzuyorsa, hatırlamamış olabilir, yılmayın, sözünüze devam edin.
Kendisine neden ulaşmak istediğinizi anlatırken lafı dolandırmayın. Tane tane konuşun ve konuyu özetleyin. Ne istediğinizin anlaşılıp anlaşılmadığından emin olmak için karşınızdakinin konuşabileceği ve soru sorabileceği bir ortam yaratın. Konuşmanızda boşluklar yaratmak önemlidir, çünkü karşı tarafın tepkisini ölçmenizi sağlarlar. Konuşmayı monolog halinde götürürseniz, bir daha aynı kişiyi aradığınızda kendisine “ulaşamayabilirsiniz”.
Telefonu kapatmadan önce mutlaka görüşmeyle ilgili kısa bir değerlendirme yapın. Bir konuda fikir aldıysanız teşekkür edin ve iletişim için bir numara bırakmayı ihmal etmeyin.
Hazırlıklı olmak, siz birini arıyorken kolaydır. Ama ya birisi sizi arıyorsa? Telefonla konuşamayanlardansanız, her zil sesi stres yaratabilir. Birkaç derin nefes alın ve telefonu üç çalıştan daha geç açmamaya bakın. Telefonu açmadan gülümseyin ve karşınızdaki kişi kendini tanıtmamışsa, kim olduğunu sorun. Arayan kişiyi not alın. İsmini tekrarlayın ki, yanlış anlaşılma olmasın. Adı ve soyadının yanı sıra nereden aradığını ve konuyu da not almanızda fayda var. Takip etmeniz gereken bir konu varsa, işinizi bitirdikten sonra mutlaka geri dönüş yapın.
Her zaman ulaşılabilir olmak için telesekreter kullanabilirsiniz.
Başka birisinin telesekreterine mesaj bırakırken şu üç sorunun cevabını verdiğinizden emin olun. Kimsiniz? Neden arıyorsunuz? Size nasıl ulaşılabilir? Bir çırpıda mesajınızı iletmek için kelimeleri yutarsanız ya da arada nefes almayı unutursanız, amacınıza ulaşamazsınız. Karşı tarafın sizi “anlaması” gerekiyor sonuçta! Kendi ses tonunuzu ve konuşma hızınızı koruyun ve öyle konuşun.
Emaillerinize bir süreliğine ulaşamayacağınızı biliyorsanız "ofis dışında" otomatik mesajı oluşturabilirsiniz. Bu mesajda, neden ulaşılamadığınızı, döndüğünüzde mailleri cevaplayacağınızı ve acil durumlarda kime ulaşılabileceğini yazmalısınız. Ayrıca, yabancı birinin de bu mesajı okuması ihtimali varsa, mesajı iki dilde hazırlamanızı tavsiye ederim.
Ertuğrul Belen & Optimist Yayınevi